 |
 |
 |
 |
 |
 |
Диссертации на заказ
дипломы на заказ
рефераты на заказ
Форум
Наш партнёр:
ChangePoint.Ru -
Обмен WebMoney в Израиле
Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ
скачать реферат
РЕФЕРАТ
Тема: Автоматизация
делопроизводства
Введение
Сначала некоторые термины, чтобы в дальнейшем не путать о чем идет речь.
Документированная информация (документ) это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [1]
Делопроизводство это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. [2]
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. [3]
Вся документация организации делится на три документопотока:
§ входящие (поступающие) документы;
§ исходящие (отправляемые) документы;
§ внутренние документы.
По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:
§ входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;
§ в pa6оте, которые ждут его действий;
§ на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
§ прием и первичная обработка документов;
§ предварительное рассмотрение и распределение документов;
§ регистрация;
§ контроль за исполнением;
§ информационно-справочная работа;
§ исполнение документов и отправка.
Принципы автоматизации делопроизводства
С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:
§ программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система
Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ
Функции систем автоматизации делопроизводства.
НомерФункцияОписание1создание документаДокумент может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.2регистрация документаДля каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы.
3письма и обращения гражданХарактеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.4решения и распоряженияТехнология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.5рабочие папки пользователяПонятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с
скачать реферат
1 2 3
Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ
Внимание! Студенческий отдых и мегатусовка после сессии!