Рейтинг@Mail.ru
Rambler's Top100




Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ

реферат на тему: Секретар керівника

скачать реферат

поняття інтелігентності, культури людської особистості. По роду своєї роботи секретар має у своєму розпорядженні значний обсяг інформації і досить великими повноваженнями, тому що є першим помічником керівника і може у визначених ситуаціях діяти від його імені. Недостатня скромність може привести до зловживань із його боку, нетактовному поводженню, чванству і т.п.

15. Акуратність. Усяка недбалість у роботі з документами, в одязі, в організації робочого місця створює дуже несприятливе враження про самого секретаря, навіть у тому випадку, якщо він має необхідні й особисті якості. Варто пам'ятати, що “секретар обличчя фірми”, а обличчям самого секретаря є якість виконуваної їм роботи, культура робочого місця і зовнішнього вигляду. 16. Доброзичливість. У спілкуванні з відвідувачами, співробітниками й посібником секретар завжди повинен бути готов прийти на допомогу, посприяти, піти в разі потреби на деяку особисту незручність заради загальної справи. Люба людина, що звернулася до секретаря за допомогою, повинна бути упевнена, що усе можливе буде зроблено. У розмові потрібно уживати увічливій формі, не допускати фамільярності, звертання на “ти”. Якщо секретар знає, чи припускає, що підлягаюча повідомленню інформація є для співрозмовника негативною, то він постарається викласти її як можна більш тактовно, делікатно. Серед інших особистих якостей, що потрібні сучасному секретарю можна відзначити і такі, як уміння швидко вслухатись в суть чи подій явищ: товариський характер і контактність, розумна обережність у прийнятті рішень, артистизм якість, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п. почуття гумору: здатність до самостійного навчання, розширенню кругозору. Усі названі якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому виді. Потрібна повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи в обраній професії. Він повинний бути упевнений, що усе можливе буде зроблено. В розмові потрібно вживати тільки ввічливу форму, не допускати фамільярності, звертання на “ти”. Якщо секретар знає чи припускає, що підлягаюча повідомленню інформація є для співрозмовника негативною, то він постарається викласти її як можна більш тактовно, делікатно.

СУЧАСНЕ ОБЛАДНАННЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робітника дня. Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в заснуванні. Оскільки секретар - "обличчя фірми", то і його робоче місце, повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, у тому числі відповідати вимогам економії площі приміщення. Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних. У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи. Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, а він стомлює, тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу, працювати на друкарській
Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ




машинці, читання. Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи. Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й безгаласливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно, але і строго стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу. Варто пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користаються інші працівники: конвертовскривники, папірознищювальна машина, ламинабор. Їх розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і термокопіровальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід, тому що це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження сторонньої інформації. Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті, і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього. Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами, допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру виконуємої роботи. При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори: · Наявність підходів до меблів і устаткування; · Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування; · Потреба в специфічних умовах; · Можливість установки нового додаткового обладнання. Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів. Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями. Висота сидіння стільця над рівнем підлоги 43 см.; висота кришки столу над рівнем підлоги 71 см. (для друкарки см. див); висота від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця близько 23 см. Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і квітником.. Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками. Довідково-інформаційні посібники у шафах-вітринах

ВСТУП

Сукупність робіт, звязаних із створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і збереженням, називається діловодством. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх роботи підприємства. Діловодство на підприємствах і в заснуваннях ведеться на основі єдиної державної системи діловодства. Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, тому що в ній сформовані однакові вимоги й рекомендації з питанням підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документів і угрупованням їх у справи. Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську

скачать реферат
1 2 3 4 5 6 ...    последняя

Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ

Внимание! Студенческий отдых и мегатусовка после сессии!


Обратная связь.

IsraLux отзывы Израиль отзывы