Рейтинг@Mail.ru
Rambler's Top100




Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ

реферат на тему: Секретар керівника

скачать реферат



За стадіями виготовлення 1. Оригінали. 2. Копії. Види копій а) відгук; б) витяг; в) дублікат.

За терміном зберігання 1. Документи постійного зберігання. 2. Документи тривалого зберігання. 3. Документи тимчасового зберігання.

ДОКУМЕНТООБІГ

Документообіг - це рух документів із моменту одержання чи створення до завершення виконання, чи відправлення здачі в справу. Розрізняють три основних потоки документації: · документи, що надходять з інших організацій (вхідні); · документи, що відправляються в інші організації (вихідні); · документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні). Руху вхідних документів включає: · первинну обробку; · попередній розгляд; · реєстрацію; · розгляд посібником; · передачу на виконання; · виконання; · контроль за виконанням; · списання виконаного документа в справу. Служба документаційного забезпечення керування (ДЗК), що може бути представлена в організації як самостійним структурним підрозділом (керування справами, канцелярія, загальний відділ, секретаріат, і т.п.), так і окремим співробітником (секретар-референт, секретар, офіс-менеджер, діловод і ін.) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення. Дотепер у багатьох організаціях документи надходять у виді традиційних поштових відправлень (у конвертах). Конверти з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій не прийнято розкривати, їх передають по призначенню без обробки. В інших випадках конверти розкриваються і, як правило, не зберігаються, не додаються до документів, що містяться в них. Конверти доцільно зберігати у виняткових випадках, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення й дату одержання документів. Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗК із метою розподілу документів, що надійшли, на два потоки: · організації, що направляються на розгляд керівнику; · направляються безпосередньо в структурні чи підрозділи конкретним виконавцям. Без розгляду керівникам передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну чи інформацію адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних поточних питань, рішення по який можуть приймати відповідальні виконавці, і значно прискорити рух вхідних документів, а значить прискорити і їхнє виконання. На розгляд посібника передають документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації, необхідну для прийняття управлінських рішень, наприклад,: Необхідно передати на розгляд керівнику наступні документи, що надійшли в організацію: 1. Лист із пропозицією про спільну діяльність, отримана від іншої організації. 2. Скарга покупця на низьку якість виробів, що випускаються даною організацією. 3. Копія наказу генерального директора організації, прислана в її філію. Доцільно передати на виконання в структурні підрозділи (виконавцям) без розгляду керівникам організації наступні документи: 1. Лист-нагадування від організації-партнера про наближення чергового терміну оплати виконаних робіт. 2. Рекламний проспект виробів, присланий з іншої організації. 3. Лист-запит, отриманий від торгового дому,
Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ




про види продукції, що буде випускатися даною організацією в новому році. і підлягаючі виконанню документи реєструються і потім передаються відповідно до попереднього розподілу або керівнику, або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Розглянуті керівником документи повертаються в службу ДЗК, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документі. Після заповнення реєстраційної форми ці документи передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Хід виконання контролюється службою ДЗК. Обробка й передача документів виконавцям здійснюються в день їхнього надходження в службу ДЗК. Якщо документ повинний виповняться декількома чи підрозділами посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів. Виконані документи підшиваються в, дала разом із копіями відповідей. Робота з вихідними документами починається з підготовки відповідальним виконавцем проекту тексту документа, що потім узгоджується із зацікавленими посадовими особами і допрацьовує по їхніх зауваженнях. Остаточний варіант документа після роздруківки підписується керівником, реєструється й відправляється адресату. Засвідчена копія вихідного документа підшивається в справу. Документи відправляються в інші організації різними способами: Поштою, по факсу, по електронній пошті й ін. Поштові відправлення сортують, упаковують, оформляють і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням документів служба ДЗК зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗК і датується. Вихідні документи повинні оброблятися й відправлятися в день реєстрації. Внутрішні документи організації створюються по тій же схемі, що і вихідні: складається проект тексту документа, проводиться його узгодження із зацікавленими посадовими особами й доробка по зауваженнях; роздруковується остаточний варіант документа і підписується керівником. Після реєстрації документ розмножується в потрібній кількості екземплярів (по числу виконавців). Копії документа завіряються й передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Оригінал документа підшивається в справу. Документи усередині організації повинні передаватися виконавцям під розписку для підтвердження факту одержання документа виконавцем і виключення можливості втрати документа при його русі в організації. Служба ДЗК повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, тобто враховувати обсяг документообігу. Обліку підлягають всі оригінали документів і весь їхній розмножений екземпляри (копії), наприклад,: 1. Наказ директора організації був розмножений у 10 єкз., документообіг цього наказу склав 11 документів (1 оригінал + 10 копій). 2. Лист-запрошення було розіслано в 15 організацій, його документообіг склав 16 документів (15 єкз. відправлене і 1 єкз. підшитий у справу). В обсяг документообігу входять також усі документи, отримані й відправлені по каналах зв'язку: факси, телекси, телеграми, телефонограми, роздруковані відеограми, отримані по електронній пошті. При підрахунку обсягу документообігу за облікову одиницю зручніше за все прийняти документи найбільш розповсюдженого формату - А4 (210х297 мм), а документи іншого

скачать реферат
первая   ... 3 4 5 6 7 8 9 ...    последняя

Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ

Внимание! Студенческий отдых и мегатусовка после сессии!


Обратная связь.

IsraLux отзывы Израиль отзывы